Hivatalos irat

A közigazgatás és az igazságszolgáltatás szervei által feladott olyan postai küldemény, melynek feladásához, vagy kézbesítéséhez jogszabály jogkövetkezményt fűz, illetve mely határidő számításának alapjául szolgál.

Mint minden küldemény típusnál itt is felül a Sorszám szerepel. Először válasszuk ki, hogy melyik postakönyv rendszerhez tartozzon a küldeményünk. A Ragszám első részéhez itt nem férünk hozzá, ahhoz, amelyik az irányítószámot is tartalmazza. Ezt a Beállítások lapon tudjuk csak állítani. A Ragszám második fele növekményes, tehát az előző ragszámos küldeménynél mindig egyel nagyobb az aktuális. A z utolsó Ragszám mezőbe (amennyiben be van kapcsolva a funkció a Beállítások lapon) a véletlenszerű Ragszám karaktert írhatjuk. Mivel általában a posták nem kérik ezt az egy karaktert, így a program nem ad hibaüzenetet, ha nincs kitöltve. A Címzettet kötelező bevinnünk, ahogy az Irányítószám -ot és a Település -t is. Ha beírjuk az Irányítószám -ot a jobbra mutató gomb benyomásával a program a hivatalos postai irányítószám jegyzékből települést keres. Ugyanez a funkció természetesen fordítva is működik, tehát ha Település -t írjuk be a balra mutató nyíllal Irányítószám -ot kereshetünk hozzá. Amennyiben megjegyzéssel akarjuk ellátni a küldeményünk a Megjegyzés mezőt töltsük ki. Hivatalos irat -nál a Súly -t csak akkor kell kitölteni, ha az Elsőbbségi szolgáltatást kérjük hozzá. Jelöljük be a kívánt szolgáltatásokat, ha szükséges ellenőrizzük a küldemény árát. Iktatás után a Ragszám mező kivételével az összes mező törlődni fog, illetve a Beállítások lapon választhatjuk, hogy Iktatás után a megjegyzés mező ne törlődjön. Ez azt jelenti, hogy ha több küldeményhez ugyanazt a megjegyzést akarjuk írni, akkor érdemes bekapcsolni ezt a lehetőséget, mert nem kell mindig újra gépelnünk azt. Az ablakot a Kilépés gombbal hagyhatjuk el.